Veelgestelde vragen over PIM, ETIM, database-publishing, xCS.suite

PIM is een afkorting voor “Product Information Management”. Met een PIM-software kunt u informatie over uw producten centraal beheren. De vraag naar een PIM-platform komt van de complexiteit van de productinformatie enerzijds en van de vermenigvuldiging van publicatiekanalen voor deze gegevens anderzijds. Men spreekt van "single-source, multi-channel publishing".

De echte voordelen van een solide PIM-systeem worden pas duidelijk zodra de oplossing aan een of meerdere publicatiekanalen wordt gekoppeld. Het gaat om zowel offline (catalogus, prijslijst, offertes) als online publicaties (website, eCommerce, mobiele apps, marktplaatsen, sociale netwerken). Hoe meer kanalen, hoe meer automatisering, hoe meer besparing.

De kost van een PIM-systeem is afhankelijk van de leverancier en van de nodige functionaliteiten in elk van de 3 gebieden van productinformatie beheer: informatie verzamelen, organiseren en publiceren. Enkel op basis van een gedetailleerde briefing kan een leverancier een prijsraming bezorgen voor de nodige modules, connectoren, publicatiekanalen en voor de implementatie en maintenance van het project. Raadpleeg zeker onze checklist "Definieer het eisenpakket voor uw PIM-platform in 3 eenvoudige stappen" om u hierbij te helpen.

Er bestaat geen kant-en-klare implementatiehandleiding voor Product Information Management. Uw eisenpakket bepalen, is een van de belangrijkste voorwaarden voor het succes van uw project. De eisen verdelen zich over de 3 gebieden van productinformatie beheer: 1. het verzamelen van de productinformatie, 2. het organiseren en verrijken van de informatie, 3. het publiceren van de informatie over een reeks kanalen. Meer informatie hierover vindt u in onze handige checklist "definieer het eisenpakket voor uw PIM-platform in 3 eenvoudige stappen". Een belangrijke overweging is ook de aanpak van de leverancier. Bestaat er bijv. een mogelijkheid om de oplossing tijdens een pilootproject met eigen productinformatie te voeden en uitgebreid te testen? Dit helpt enorm om, mits een beperkte investering, te beoordelen of de oplossing aan de eisen zal voldoen. Tijdens een piloot kunnen de toekomstige gebruikers ook de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing en van de grafische interface beter inschatten.

Een DAM (digital asset management)-systeem organiseert en beheert digitale assets zoals afbeeldingen, multimedia-bestanden, documenten, logo's. Het systeem laat gebruikers toe om digitale bestanden toe te voegen, te indexeren, controlleren en goedkeuren. Met een PIM (product information management)-systeem kunt u informatie over uw producten centraal beheren. Veel PIM-systemen bieden een ingebouwde DAM-functionaliteit waarmee de gebruiker media assets en hun metadata samen met de productgegevens kan onderhouden. Zo zorgt een PIM systeem voor het beheren van de digitale én andere product-gerelateerde informatie.

Er is geen verband met het aantal producten of artikels die u beheert: er bestaat geen “quotum” vanaf wanneer een PIM nodig is. Echter, wanneer zich nieuwe strategische ontwikkelingen voordoen, wordt de nood voor een PIM-oplossing gevoeld. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe exportmarkten, aan een omnichannel-strategie, of aan nieuwe vereisten van specifieke distributiepartners om productinformatie volgens internationale standaarden zoals ETIM en BMEcat aan te leveren. Allerlei bedrijven gebruiken een PIM-systeem om hun productinformatie te beheren: detail- of groothandelaren, fabrikanten, kmo's of multinationals, sector en grootte doen er weinig toe. Voornamelijk bedrijven die in serie geproduceerde goederen op de markt brengen, zullen voordeel uit een PIM-systeem halen (in tegenstelling tot bedrijven die unieke producten op basis van een specifieke opdracht ontwerpen en realiseren).

het ETIM-datamodel wordt door een aantal PIM-systemen ondersteund. 2BA in Nederland (https://www.2ba.nl/wat-biedt-2ba/voor-de-fabrikant/software-partners) en Installdata in België (https://www.installdata.be/nl/partners) hebben met een aantal PIM-leveranciers een partnerschap gesloten omtrent de ETIM (MC) Classificatie en (semi-)geautomatiseerde bestandsuitwisseling met hun Datapools. Voor efficiënt datamanagement adviseren ze dan ook om samen met één van hun softwarepartners samen te werken. Download het e-book 'naar ETIM en BMEcat in 7 stappen' en leer hoe ETIM en BMEcat – als onderdeel van uw gegevensuitwisselingsstrategie – in 7 stappen te implementeren.

Er bestaan plugins voor InDesign die het mogelijk maken om data rechtstreeks uit een bestand of database in een publicatie te gebruiken. De doelgroep voor deze plugins bestaat voornamelijk uit ervaren desktop-publishers die een catalogus moeten opmaken en regelmatig onderhouden. De meeste bedrijven hebben echter een oplossing nodig voor "single-source, multi-channel publishing": uit éénzelfde, centrale bron van informatie moeten de website, de webwinkel, maar ook de datasheets, prijsoffertes en catalogus gepubliceerd worden. Voor deze toepassing is het voordeliger om een PIM-systeem op te zetten en te koppelen aan verschillende publicatiekanalen. Op die manier wordt de PIM oplossing zeer snel rendabel.

Om uw productkenmerken volgens ETIM te classificeren moet u volgende stappen doorlopen:

1. Inventariseer de nodige ETIM-klassen;
2. Intentariseer uw data;
3. Mapping regels instellen voor de eigenschappen en lijstwaarden van uw producten;
4. Conversie-regels schrijven.

Alle info en een eenvoudig stappenplan vindt u terug in ons e-book 'naar ETIM en BMEcat in 7 stappen'. ETIM staat voor “Europees Technisch Informatie Model”. Het is een uniform gegevensmodel dat toegepast wordt om technische gegevens van producten te structureren. Het stelt alle marktspelers in staat om technische producten te vinden op basis van hun klasse en/of technische kenmerken. Het ETIM-model biedt een gestandaardiseerde structuur voor productgegevens, gebaseerd op vijf detailniveaus. Elk product wordt geïdentificeerd en gekarakteriseerd volgens: een productgroep; een klasse (class) ECXXXXXX; kenmerken (feature) EFXXXXXX; kenmerkwaarden (value) EVXXXXXX; eenheden EVXXXXXX.

BMEcat is een op XML gebaseerd uitwisselingsformaat voor productinformatie voor de B2B-sector. BMEcat biedt u de mogelijkheid om een standaardformaat voor de uitwisseling van gegevens te gebruiken. Eens uw productspecificaties volgens het ETIM standaard zijn geclassificeerd, moet u nog 3 belangrijke stappen doorlopen om uw productinformatie in BMEcat formaat te kunnen exporteren: 

1. Relaties tussen producten mappen naar standaard relaties; 
2. De gegevens naar BMEcat exporteren. Verschillende types BMEcat bestanden zijn beschikbaar. De belangrijkste is de “full_catalog”; 
3. Uw resultaat valideren. 

Alle info en een eenvoudig stappenplan vindt u terug in ons e-book 'naar ETIM en BMEcat in 7 stappen'. 2BA in Nederland en Installdata in België hebben specifieke uitwisselingsformaten op basis van BMEcat (met bijkomende logistieke informatie) ontwikkeld. De 2 organisaties fungeren als een centrale datapool van handels- en productgegevens in de installatiebranche. Ze bieden één centrale database waar producenten en groothandels hun technische kenmerken en handelsgegevens kunnen uitwisselen. De data wordt door de fabrikant bij 2BA/Installdata opgeslagen, waar ze door de B2B klanten kan gehaald worden.

Voor elk type software vindt u een lijst met de "beste software van het jaar". Het grootste nadeel van deze lijsten is dat ze anoniem zijn ontworpen voor een standaardgebruiker van een standaardbedrijf. Ondanks uitgebreid empirisch onderzoek gedurende meer dan 20 jaar, zijn we dergelijke gebruikers nooit tegengekomen.

De conclusie is eenvoudig: de beste software voor Product Information Management (PIM) is de software die bij uw specifieke eisen past. Om u onderweg te helpen, hebben we een lijst samengevat van de belangrijkste specificaties bij elk van de 3 pijlers van product information management: informatie verzamelen, organiseren & verrijken en publiceren. Raadpleeg de gids hier.

De broncode van een PIM-software is de code die programmeurs kunnen bewerken om de PIM-software te wijzigen. Zogenaamde “closed source” PIM-software betekent dat een individu of een bedrijf de exclusieve auteursrechten op de software heeft en geen toegang tot de broncode van de software aan derden verleent. “Open source” beschrijft de praktijk die vrije toegang geeft tot de broncode van het eindproduct. Open source software is niet gratis. Het biedt geen garantie voor een lage TCO, voor compatibiliteit of voor een dynamische roadmap die met uw verwachtingen overeenkomt. De belangrijkste voor- en nadelen van de twee types software hangen grotendeels af van uw technische expertise en beschikbare middelen om de software te parametreren, te onderhouden en bij te werken. Overweeg de argumenten in dit blog artikel om een beter idee te krijgen van de juiste software voor uw PIM-behoeften, nu en in de toekomst.

Een PIM-systeem brengt 3 belangrijke zakelijk voordelen met zich mee:

1. Slimmer werken door het centraal beheren van productinformatie voor alle kanalen 

De PIM-software zorgt voor de routinetaken, zodat uw team minder tijd hoeft te besteden aan het zoeken naar productinformatie. Een PIM stroomlijnt bovendien de processen tussen afdelingen en met externe medewerkers zoals vertaalbureaus. In die zin elimineert het PIM-systeem knelpunten en silo’s die projecten vertragen.

2. Conversieratio’s verhogen en aantal retours verlagen

Door de juiste productinformatie aan de eindklant te bezorgen kan deze een beter geïnformeerde en afgewogen beslissing maken. Een klant die achteraf het product retourneert, omdat het niet het juiste voor hem/haar bleek te zijn, is niet efficiënt. Dat kan vermeden worden met een goed ingericht PIM-systeem.

3. Een sterker merk opbouwen

Bedrijven vertrouwen tegenwoordig op veel schakels om hun productinformatie naar hun eindklanten te brengen – agentschappen, partners, distributeurs, franchisenemers, enz. Uw productinformatie moet gemakkelijk doorheen alle schakels toegankelijk zijn. Met een PIM-platform, eventueel gelinkt aan datapools zoals Installdata of 2BA, kunt u uw productinformatie voor iedereen toegankelijk maken. Updates worden op één centrale locatie beheerd.

Meerdere standaarden moeten worden ondersteund door uw Product Information Management-oplossing.

Het gaat bijv. om:

• Productinformatie standaarden volgens dewelke de productinformatie wordt geclassificeerd. ETIM is een voorbeeld van zo’n productinformatie standaard.
• Import en export standaarden, zoals XML of het BMEcat formaat in de installatiebranche.
• Bruikbare formaten voor uw vertaalbureau, zoals XLIFF.

Er bestaan veel integraties, plug-ins en middleware die ervoor zorgen dat de PIM-oplossing het end-to-end lifecycle-proces van productinformatie ondersteunt. Zorg er zeker voor dat de oplossing die u zoekt een integratie kan bieden met uw ERP-systeem en e-commerceplatform bijv. of dat er een goed gedocumenteerde API is.

Lees meer over xCS.exchange, de module voor uitwisseling van productinformatie van en naar het xCS.content PIM systeem, in een gestandardiseerd formaat.

Er bestaan veel integraties, plug-ins en middleware die ervoor zorgen dat de PIM-oplossing het end-to-end lifecycle-proces van productinformatie ondersteunt. Zorg er zeker voor dat de oplossing die u zoekt een integratie kan bieden met uw ERP-systeem en e-commerceplatform zoals Magento bijv. of dat er een goed gedocumenteerde API is.

Geen 2 bedrijven die een e-commerce site gebruiken zijn echter vergelijkbaar. Ze onderscheiden zich door de complexiteit van hun productgamma, maar ook door de samenstelling van hun IT-landschap. Omdat het PIM-systeem in het hart van dit landschap moet werken, wordt de koppeling vaak maatwerk en is het onmogelijk om een standaard prijsraming te maken. Lees meer over xCS.exchange, de module voor uitwisseling van productinformatie van en naar het xCS.content PIM systeem, in een gestandardiseerd formaat.

Deze tool valideert XML-bestanden tov de ETIM BMEcat richtlijn en de ETIM classificatie. De tool is gratis beschikbaar op deze website: https://xmlvalidation.etim-international.com/Account/Login?ReturnUrl=%2F. Enkel geregistreerde gebruikers hebben toegang tot deze tool. Voorwaarde is dat het bedrijf van de gebruiker een ETIM-lid is in het land waar hij een gebruikersaccount aanvraagt.

ETIM staat voor "European Technical Information Model" en wordt wereldwijd gebruikt om productinformatie te classificeren en te delen. Met het ETIM standaard biedt één bron (de fabrikant) één record met productinformatie. Als technische kenmerken van producten verkeerd worden gecommuniceerd of begrepen, kan het ernstige problemen in de toeleveringsketen veroorzaken. De ETIM-classificatie zorgt ervoor dat er geen dubbelzinnigheden of misverstanden bestaan als het gaat om het delen van de belangrijke technische kenmerken van producten. Het ETIM-model bestaat uit unieke identificatiegegevens voor specifieke klassen, functies, waarden en eenheden. Hierdoor is het meertalig en automatisch vertaalbaar. Ontdek met dit e-book hoe u in 7 stappen succesvol ETIM kunt implementeren en BMEcat gegevens kunt genereren.

Het BMEcat standaard is een standaard (op XML gebaseerd) formaat dat in Duitsland is vastgesteld voor de elektronische verzending van productinformatie tussen bedrijven. Dit garandeert een eenvoudige uitwisseling van productinformatie tussen zakelijke partners.

Naast het ETIM-model is dus zo'n standaard uitwisselingsformaat zoals BMEcat nodig om de uitwisseling van de gegevens tussen twee marktspelers toe te laten.

Productinformatie is de beschrijving van producten door een tekst, attributen, accessoires, tabellen, een afbeelding of een multimediabestand bijv.

Er bestaan veel soorten productinformatie:

• Visuele productinformatie (foto's, afbeeldingen inclusief relevante alt-tags voor online-publicaties).
• Specificaties: Technische specificaties van producten kunnen zeer divers zijn. Het is dan ook cruciaal om die diversiteit te kunnen opvangen in een flexibel en schaalbaar PIM-systeem zoals xCS.content.
• Dynamische informatie: aantal artikels in voorraad, aantal verkooppunten…
• Prijsinformatie: het beheer van prijsinformatie kan heel ver gaan. Zo kunt u bijv. aparte prijzen moeten beheren voor particulieren en voor bedrijven, of voor exportlanden, maar ook prijsberekeningen moeten maken op basis van kortingen, promoties of projecten...
• Documentatie: gebruikshandleidingen, release notes, technische fiches, software-downloads zijn allemaal voorbeelden van documentatie die aan een product kan gekoppeld worden.
• Complementaire producten: connecties tussen producten die samenhoren zoals bijv. een mp3-speler en bijhorende headphones of een speelgoedproduct en de juiste batterijen.

Heeft u te maken met een van de volgende situaties? Dan heeft uw B2B e-commerce waarschijnlijk een PIM-systeem nodig!

• Complexe bedrijfsstructuren met talrijke kanalen waar de productinformatie consistent, volledig en correct moet verschijnen.
• Grote aantallen producten die u moet organiseren en verrijken.
• Complexe productgegevens: B2B-producten tonen vaak talrijke varianten, opties en technische specificaties. Één verkeerde specificatie kan ervoor zorgen dat een bestelling niet wordt geplaatst.
• Lang aankoopcyclus met verschillende beslissingsniveaus en hoge verwachtingen van de B2B klanten op vlak van productinformatie.
• Productinformatie moet aan partners bezorgd worden volgens een standaard (zoals ETIM).

Een product-gerichte website kan eventueel via een CMS beheerd worden. Een PIM-systeem biedt 2 belangrijke voordelen tov een standaard CMS:

• het PIM-systeem stuurt dezelfde productinformatie aan voor alle online en offline communicatiekanalen: website, catalogus, technische documentatie, prijsoffertes... Dit garandeert uniforme en correcte productinformatie doorheen alle kanalen.
• het PIM-systeem kan complexe relationele gegevens opslaan, zonder dat deze een negatieve invloed hebben op de responsetijd van uw site. Dit resulteert in betere rankings in zoekmachine resultaten.

Om een BIM-object te maken, is veel informatie nodig. Hetzelfde geldt bijv. voor de informatie die u aan distributiepartners levert of de ETIM-geclassificeerde informatie die u aan datapools bezorgt.

De oplossing? Organiseer uw productinformatie en verrijk ze in een PIM-systeem.
Via webservices kunt u de informatie aan alle partners bezorgen. Zo kunt u uw BIM-modellen en uw ETIM-partners in 1-2-3 up to date houden met de juiste informatie uit het PIM-systeem.

Database-publishing automatiseert de productie van uw publicaties, rechtstreeks vanuit uw database in Adobe InDesign: catalogus, prijslijst, technische fiches, handleidingen, etiketten, financiële rapporten en commerciële offertes.
Uw marketingmateriaal kan met één druk op de knop automatisch worden samengesteld, wat een aanzienlijke tijd- en kostenbesparing oplevert.

Database-publishing koppelen aan een PIM-systeem? Deze oplossing breidt de voordelen van automatisering verder uit naar uw online publicaties. Dit garandeert uniforme en correcte productinformatie doorheen alle online en offline kanalen.

Een content management system of CMS - content-beheersysteem of contentmanagementsysteem - is een softwaretoepassing waarmee u eenvoudig gegevens op internet kunt publiceren.
Met een PIM-systeem (of Product Information Management system) kunt u informatie over uw producten centraal verzamelen, beheren en publiceren. Op één systeem kunt u alle informatie (zoals prijs, korting, beschrijving, stock, beschikbaarheid, etc.) beheren.

Er zijn 2 belangrijke redenen om een PIM-systeem te gebruiken:

1. Een CMS is gericht op 1 publicatiekanaal (uw website), terwijl de productinformatie in uw PIM-systeem naar alle offline en online kanalen kan gepubliceerd worden. Op deze manier is uw productinformatie overal accuraat en up-to-date, ongeacht het aantal kanalen dat u gebruikt. Het maakt het leven gemakkelijker voor marketeers. Het zorgt voor tevreden klanten die overal de juiste productinformatie vinden.

2. PIM-systemen zijn goed in het opslaan van relationele gegevens zonder dat dit invloed heeft op de reactietijd van uw site. Dit verbetert de positie van uw website in zoekmachine resultaten en duwt uw bedrijf hoger in de lijst. Bovendien zijn PIM-systemen eenvoudig te schalen naarmate uw productaanbod groeit.