Wat is een Product Information Management (PIM)-systeem?
PIM staat voor “Product Information Management”. Een PIM-systeem is een systeem waarmee u informatie over uw producten centraal kunt verzamelen, beheren en publiceren. Dit betekent dat u één systeem hebt waarop u alle informatie (zoals prijs, korting, beschrijving, stock, beschikbaarheid, etc.) kunt beheren.
Deze informatie is beschikbaar in de vorm van teksten, tabellen, afbeeldingen of multimediabestanden.
Zonder een PIM-systeem wordt deze informatie op verschillende plaatsen beheerd: deels in het ERP-systeem, maar ook vaak in talrijke Excel-bestanden die door verschillende medewerkers binnen diverse afdelingen van het bedrijf worden gemaakt en beheerd. Dat is niet efficiënt en vooral loopt u het risico van inconsistentie. Denk bijvoorbeeld aan prijzen die niet kloppen.
De oplossing is een PIM systeem dat centraal gekoppeld is met externe systemen, zodat u via elk kanaal steeds consistente en correcte informatie verspreidt: een basisvoorwaarde om een duurzame lokale en internationale groei te waarborgen.
PIM: voor wie en waarom?
Allerlei bedrijven gebruiken een PIM-systeem om hun productinformatie te beheren: retail, groothandelaren, fabrikanten, kmo's of multinationals -- sector en grootte doen er weinig toe. Voornamelijk bedrijven die in serie geproduceerde goederen op de markt brengen, zullen voordeel uit een PIM-systeem halen (in tegenstelling tot bedrijven die unieke producten op basis van een specifieke opdracht ontwerpen en realiseren).
De vraag naar een PIM-platform komt van de complexiteit van de informatie enerzijds en van de vermenigvuldiging van publicatiekanalen voor deze gegevens anderzijds. De echte voordelen van een solide PIM-systeem worden pas duidelijk zodra de oplossing aan een of meerdere publicatiekanalen wordt gekoppeld. Het gaat om zowel offline (catalogus, prijslijst, offertes) als online publicaties (website, eCommerce, mobiele apps, marktplaatsen, sociale netwerken). Hoe meer kanalen, hoe meer automatisering, hoe meer besparing.
Zou u vandaag aan uw management kunnen beloven dat volgende maand een nieuwe productcategorie op jullie e-commerce-site wordt vrijgegeven? Of dat een bestaande categorie volgende week in 3 extra talen beschikbaar zal zijn om een nieuwe markt aan te pakken?
Een dynamische aanpassing aan veranderende zakelijke vereisten is enkel mogelijk met behulp van een specifieke, robuuste en schaalbare infrastructuur voor het beheer van uw productinformatie.
Bij het lezen van deze vragen is het duidelijk dat een PIM-platform één van de sleutels is om uw marketing te optimaliseren. Met PIM kunt u op al uw communicatiekanalen (offline en online) correcte, consistente en volledige informatie publiceren. Een voorwaarde voor een positieve klantervaring en een hoge conversieratio.
Wat kunt u verwachten van een solide PIM-software?
Data kwaliteit
Gestroomlijnde processen
Tijdbesparing
Nieuwe opportuniteiten
PIM software: hoe werkt het?
Een PIM-platform maakt het mogelijk om informatie te structureren en centraal te beheren om deze via verschillende communicatiekanalen te publiceren. Dit systeem is dan ook verbonden met andere systemen, zoals het ERP-platform van het bedrijf. Lees hier waarom u een PIM-platform best los van uw ERP-systeem moet ontwerpen.
Een PIM-platform ontwerpen verloopt doorgaans in 3 fasen:
- Verzamelen: welke informatie en van waar komt ze?
Een belangrijk aspect hierbij is de bron voor de productinformatie. De productinformatie kan namelijk geïmporteerd of gesynchroniseerd worden uit eigen of externe bronnen.
Verder bepaalt u hoeveel categorieën, producten en artikels moeten beheerd worden, maar ook het aantal attributen voor elk van deze onderdelen in het PIM-systeem. Dit geeft aan hoe complex de oplossing en hoe duur de opslag van gegevens kunnen worden.
- Organiseren en verrijken: welke structuur en welke waarden?
Een klassenstructuur wordt gebouwd, die bij uw productcategorieën en subcategorieën past. Een verzameling van standaard eigenschappen (attributen) die bij een categorie hoort, wordt per niveau in de structuur ingesteld. Dit zorgt ervoor dat er geen kritieke informatie ontbreekt. Het beheer van deze verschillende (soms publicatie-afhankelijke) structuren is een kernfunctionaliteit van het PIM-systeem.
Mediabestanden en vertalingen worden op dit moment ook gelinkt aan de producten.
- Publiceren: welke publicatiekanalen?
Zoals we hierboven vermeldden, komen de echte voordelen van het platform aan het licht wanneer de productinformatie automatisch naar enkele communicatiekanalen wordt gepubliceerd. De PIM-software zal de publicatie naar elk kanaal via modules of API’s geautomatiseerd aansturen.
Onze checklist "Definieer het eisenpakket voor uw PIM-platform in 3 eenvoudige stappen" bevat een gedetailleerde lijst van uw behoeften in elk van deze fasen.
Wanneer moet ik investeren in een productinformatie beheersysteem?
Er is geen verband met het aantal producten of artikels die u beheert: er bestaat geen “quotum” vanaf wanneer een PIM nodig is.
Echter, wanneer zich nieuwe strategische ontwikkelingen voordoen, wordt de nood voor een PIM-oplossing gevoeld. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe exportmarkten, aan een omnichannel-strategie, of aan nieuwe vereisten van specifieke distributiepartners om productinformatie volgens internationale standaarden aan te leveren.
Nu moet u alleen nog de beste PIM-software kiezen en implementeren voor uw productinformatie management. 2 factoren spelen mee in uw beslissing: enerzijds het budget en anderzijds de verwachte functionaliteiten van het PIM-systeem. De al dan niet modulaire opbouw van de oplossingen en de implementatieaanpak van de PIM-leveranciers hanteren, zullen uw keuze verder helpen bepalen.
Om u hierbij te helpen, zijn andere bronnen beschikbaar op deze site: eBook "PIM-project: de analyse fase", checklist: "Definieer uw eisenpakket voor Product Information Management in 3 eenvoudige stappen".
Ook de klantenreferenties kunnen u in uw zoektocht helpen. Blader door de referenties en vraag om een of meerdere klanten te spreken om uw beslissing met zekerheid te bepalen.
Online PIM software: uw productinformatie dynamisch online publiceren
Met online PIM software kunt u real-time productinformatie aanpassen, zodat uw webshop of productcatalogus meteen up-to-date is. Dit is een cruciale eigenschap van PIM systemen, omdat o.a. bij e-commerce het belangrijk is dat de klant altijd de meest recente informatie krijgt. Denk bijvoorbeeld aan een supermarkt die haar aanbiedingen en promoties moet beheren of een webshop die een product meteen moet kunnen taggen als ‘out-of-stock’.
Ontdek de xCS.web oplossing binnen de Guideline PIM suite.
Kenniscentrum