illustratie van iemand die door het 'PIM-portaal' wandelt: 'voor' en 'na' uw PIM implementatie

Uw PIM-project implementeren

Met een duidelijke visie zullen organisaties minder snel worstelen met de implementatie van hun project voor productinformatiebeheer. Een gedetailleerde functionele analyse is de onmisbare basis voor een succesvolle implementatie van het project en voor een brede acceptatie door de medewerkers.

Uw implementatieplan wordt gebaseerd zowel op de scope van uw project als op de aanpak van de geselecteerde PIM-leverancier. En naarmate uw PIM-project vordert, wordt uw visie bij elke stap duidelijker.

De 6 stappen van uw PIM-implementatie

illustratie van eerste stap naar PIM implementatie - workshops met stakeholders

1. Het begint allemaal bij de PIM-gebruikers: workshop met key stakeholders

Tijdens de pre-sales fase werden een scope, budget, risico's en timing gedefinieerd en is de architectuur van de PIM-oplossing opgesteld. Tijdens workshops zullen data-eigenaren en andere belanghebbenden meer inzicht geven in een aantal aspecten:-De beschikbaarheid van gegevens (bronnen, kwaliteit, hoeveelheid, vereiste detailniveau);-De structuur van gegevens (hiërarchie, categorieën, relaties);-De huidige en toekomstige publicaties (online en offline);-De bestaande en ideale workflows.

illustratie van laptop scherm met PIM piloot project - de nieuwe wereld in het klein

2. PIM-piloot: de nieuwe wereld in het klein

Op basis van de input die tijdens de workshops is ontvangen, kan de PIM-implementatie partner een piloot bouwen voor de toekomstige oplossing. Zo'n piloot stelt je in staat om ideeën te verkennen door een ontwerprichting te ontwikkelen. U kunt tegen een minimale investering een beperkte groep mensen inschakelen om het systeem en de publicaties te testen. Op basis van functionele en gebruikerstests kan de piloot verder worden verfijnd en kan een rol-gebaseerde training starten. Zo kunnen geleidelijk meer gebruikers bij het project worden betrokken en kan de transitie starten vanaf de pilot naar de daadwerkelijke oplossing.

illustratie van 2 personen die productinformatie verzamelen om het PIM-systeem te voeden

3. PIM implementatie: dataverzameling

In dit stadium worden de gegevensbronnen bevestigd en worden connectoren en synchronisatie tot stand gebracht. Samen met uw IT-team wordt een ontwerpspecificatie opgesteld voor integratie met de geselecteerde interne upstream-systemen. De koppeling met het bestaande ERP-systeem is vaak een essentieel onderdeel van het centraal beheer van productinformatie. Het aanmaken, bijwerken en verwijderen van artikelen moet op 1 plaats gebeuren (ERP- of PIM-systeem). Andere koppelingen kunnen worden gemaakt met bijvoorbeeld uw DAM- en CRM-tools. Voor het efficiënt importeren van externe informatie moet het PIM-systeem een importmodule hebben. Voor complexe gegevens kan een "mapping" op maat worden gemaakt, zodat de gegevens automatisch worden geïmporteerd en gesynchroniseerd. Dit vergemakkelijkt ook het "onboarding"-proces voor nieuwe leveranciers. Wanneer het PIM-systeem is gekoppeld aan zowel interne als externe databronnen, kunnen doorlopende datafeeds en updates vanuit deze bronsystemen starten. In dit stadium kan een datakwaliteitsmodel worden gedefinieerd om ervoor te zorgen dat de productinformatie in het PIM-systeem volledig en consistent is. Workflows en auditflows rond de kwaliteit van productinformatie worden bepaald. Deze zorgen voor de kwaliteit en volledigheid van de informatie, met de nodige goedkeuringsmechanismen.

illustratie van 2 personen die hun product informatie in het PIM-systeem organiseren

4. PIM implementatie: data organisatie & verrijking

Tijdens het pilootproject is een klassenstructuur opgebouwd die past bij een typische productcategorie en subcategorie. Nu kan de klassenstructuur worden uitgebreid tot alle noodzakelijke categorieën. Een verzameling van standaard eigenschappen (attributen) die tot een categorie behoren, wordt per niveau in de structuur ingesteld. Verdere aspecten die in deze fase aan de orde komen zijn relaties tussen (categorieën van) records, maar ook het beheer van bijvoorbeeld mediabestanden en vertalingen. In de vorige fase hebben we aangegeven dat de productinformatie in uw PIM volledig en consistent moet zijn. Indien dit (nog) niet het geval is, kan de dataverrijking geleidelijk plaatsvinden, als een parallel spoor naast de implementatie van het PIM-systeem. U moet er echter voor zorgen dat er middelen en tijd beschikbaar zijn om de gegevens kwalitatief te verrijken.

illustratie van team dat data vanuit het PIM-systeem naar online en offline kanalen publiceert

5. PIM-implementatie: ‘voed’ publicaties met uw productgegevens

Wanneer de productinformatie is verzameld, georganiseerd en verrijkt, is het tijd om alle downstream-integraties te configureren om uw publicatiekanalen te ‘voeden’ met de productinformatie. Kanalen kunnen zowel offline (catalogus, prijslijst, offertes) als online zijn (website, e-commerce, mobiele apps, marktplaatsen of mogelijk sociale netwerken). Vanuit het PIM-systeem wordt de opmaak van de offline publicaties a.h.v. database-publishing technieken snel, efficiënt en automatisch aangestuurd. Online publicaties worden gevoed via een specifieke API of connectoren.

illustratie van tevreden gebruiker die geniet van de optimalisering van zijn PIM-systeem

6. Implementatie en optimalisatie

Op een bepaald moment wordt de PIM-oplossing op uw hostingplatform geïmplementeerd. Dit vindt meestal plaats na een succesvolle pilootfase. Wanneer de oplossing operationeel is, kan continue optimalisatie beginnen om toekomstige groei te garanderen.

Beheer uw PIM als een strategisch project

Zoals u kunt zien, kan de PIM implementatie niet allemaal tegelijk gebeuren. Zoals bij elk project is kortetermijndenken concreet en gemakkelijk. Maar als je een PIM-systeem gaat implementeren, moet je in jaren in plaats van weken of maanden denken en anticiperen hoe je organisatie er over 5 of 10 jaar zal uitzien. Om succesvol te zijn, moet uw PIM-implementatie worden beheerd als een strategisch project en de nodige aandacht krijgen van uw managementteam.

Ontdek hoe we bij Guideline PIM-projecten aanpakken

Hulp nodig om uw PIM-project te implementeren?

Vraag een intake gesprek

illustratie van Guideline teamlid in smartphone, klaar om uw PIM-project te bespreken

Producten

Kenniscentrum

Over ons

Contact