Productinformatie uit het AS400-systeem gebruiken om catalogus, sales en web toepassingen te voeden?

Dat is precies wat Van Opstal uit Aartselaar doet, mits een slimme koppeling met een PIM-systeem.
Verder zorgt een supersnelle zoekmachine ervoor dat de productinformatie van duizenden accessoires voor de keuken-, meubel- en interieurbouw in een oogopslag op alle online- en offline-kanalen wordt gepubliceerd.

In 2006 zocht Van Opstal een oplossing voor de automatisering van hun gedrukte catalogus. De oplossing moest gebaseerd zijn op productinformatie uit hun AS400 systeem. Dat systeem beschikt niet over een API, waardoor de koppeling een ware technische uitdaging was.

Later vroeg het brede assortiment dat het bedrijf op de markt brengt om een oplossing op maat voor de publicatie naar online kanalen. Zo zijn er bijv. zo'n 200 groepen producten met daaronder tientallen varianten: rond 7000 artikelen die bliksemsnel gefilterd moeten worden. Alles draait om de gebruikerservaring: de informatie moet correct en snel worden getoond.

Guideline stelde van start af een schaalbare oplossing voor, op basis van het xCS-content PIM-systeem. De data wordt eerst uit het AS400 systeem gehaald en in het PIM-systeem georganiseerd en verrijkt. Daarna wordt de productinformatie naar een template voor de commerciële catalogus gestuurd. Het proces ondersteunt de opmaak van automatische inhoudstafels en complexe tabellen.

Varianten van de catalogus worden ook door de sales- en aankoop-teams gehanteerd. Deze varianten worden individueel opgemaakt en kunnen verschillende informatie voor een specifieke onderdeel van het gamma  bevatten. Zo kunnen bijv. de omzetstatistieken van de klant voor de afgelopen 2 jaar voor het standaard gamma van de klant in een document gepubliceerd worden. Een andere mogelijkheid is een prijslijst voor dat gamma met de prijs en kortingsniveau. Het document dient als basis voor prijsonderhandelingen of als ondersteuning bij beslissingen omtrent het gamma. 

In 2018-2019 werd de website van Van Opstal volledig herbouwd. Guideline heeft de nieuwe User Interface ontwikkeld en heeft ook voor de uitgebreide UX testing gezorgd. Op basis van de goedgekeurde lay-outs werd de website vlot gebouwd. Inhoudelijk komt de productinformatie uiteraard nog steeds van het Guideline PIM-systeem, gekoppeld aan het AS400 systeem.

De koppeling met het AS400 systeem verloopt via een poort-communicatie. Een derde partij zorgt ervoor dat de communicatie via een poort wordt gestuurd. Verschillende poorten dienen voor verschillende types informatie: klanteninformatie, order opvragen, order doorsturen… Via een VPN-tunnel wordt er geluisterd naar wat er door die poorten wordt gecommuniceerd. De oplossing kan vergeleken worden met EDI of een soort API op machine-niveau.

Een tweede belangrijke uitdaging was om de snelheid van de site te garanderen, ondanks de grote hoeveelheid artikelen. Deze uitdaging moest in de oude site met queries en caching opgelost worden. Nu wordt ‘elasticsearch’ voor de zoekmachine gebruikt. Dit garandeert een topsnelheid.

Voor de 'go-live' werd de oplossing intensief getest. Dit is een belangrijke vereiste voor een e-commerce site. Door de uitgebreide testing waren er geen zware bugs bij het opstarten en werden alle functionaliteiten bij de opstart geactiveerd.

Van Opstal is een mooi voorbeeld van een multi-kanaal oplossing met 3 gescheiden systemen die aan elkaar worden gekoppeld:

• Het AS400 systeem als centrale database en voor de logistieke aspecten.
• Het PIM-systeem voor het organiseren en verrijken van de data en om verschillende ‘distributies’ aan te sturen.
• Op maat ontwikkelingen voor de uitgangen naar print, web en sales applicaties waar de nodige informatie op een duidelijke manier wordt gepubliceerd.

Door het gebruik van elasticsearch als zoekmachine is het zoeken en tonen van resultaten nu binnen de seconde gedaan. Ook filtering op eigenschappen werkt direct en interactief, onafhankelijk van hoeveel producten of verschillende eigenschappen er zijn.