De grootste Belgische bank beheert haar beleggingsadvies op een door Guideline gebouwd PIM-systeem.
Informatiebeheer, goedkeuring, vertaling en publicatie naar documenten en website komen allemaal tot stand dankzij het PIM-systeem.
KBC Bank is een multikanaal bank met kernmarkten in België, Tsjechië, Slowakije, Hongarije, Bulgarije en Ierland.
In 2007 kwam de afdeling ‘Asset Management’ van KBC bij Guideline Belgium terecht met een concrete vraag. De afdeling wou de opmaak van beleggingsadviezen en rapporten voor haar “Privileged Portfolio” automatiseren.
Vanuit dat eerst project groeide een jarenlange samenwerking met de grootste Belgische bank.
Uitdagingen
Binnen KBC Asset Management baseren experts hun beleggingsbeslissingen op de evolutie in de economische en financiële wereld en op de vooruitzichten voor specifieke regio’s, sectoren en thema’s. Met adviesteksten en via websites en apps delen ‘investment writers’ deze nieuwste inzichten met de potentiële investeerders.
In 2007 zocht de bank naar een oplossing om de communicatie van beleggingsadviezen te automatiseren. Hierbij hoorden een aantal specifieke eisen:
- Informatie van 3de partijen (zoals Datastream) moest ’s nachts opgehaald worden en tegen 9 uur ’s morgens voor publicatie klaargezet worden. Tussen 5 en 9 uur 's morgens lopen heel veel processen volledig automatisch. Deze moeten perfect verlopen aangezien dit allemaal buiten de kantooruren gebeurt.
- Specifieke workflows waren nodig om enerzijds het goedkeuringsproces van teksten te ondersteunen en anderzijds de vertaling ervan te vergemakkelijken.
- Productgegevens moesten losstaan van klantengegevens. Het is cruciaal voor de bank dat de toeleveranciers geen inzicht krijgen over de klant en zijn portefeuille. Alle informatieblokjes worden vanuit het PIM-systeem aangeleverd en het asset management team zorgt voor de koppeling met de klant.
Doelstellingen
De eerste samenwerking ging om een database-publishing project. KBC Asset Management wou voor haar “Privileged Portfolio's” inhoud op maandelijkse basis in 4 talen publiceren. Tot 2007 gebeurde de opmaak volledig manueel in InDesign, met soms tot 50 rapporten die in 4 talen moesten opgemaakt worden.
In een tweede fase wou de bank alle commentaren over aandelen en fondsen in de KBC-portefeuille ook op de website publiceren.
Er zijn ondertussen een 100-tal interne gebruikers van de Guideline oplossing bij KBC: investment writers die aandelencommentaren schrijven, gebruikers die in het vertalings- en goedkeuringsproces worden betrokken, key users... Een belangrijk onderdeel van het project zat in de specifieke workflows die het KBC team moeten ondersteunen bij het schrijven, vertalen en goedkeuren van de informatie. Ook de flexibele visualisatie van de productinformatie was van cruciaal belang.
Een PIM-systeem zonder vaste boomstructuur
Voor KBC Asset Management werd een PIM-systeem opgebouwd. Er bestaat geen vaste boomstructuur: alle gegevens worden in een platte structuur beheerd en kunnen dynamisch getoond worden, volgens filters die de boomstructuur herschikken. Zo kan de productinformatie alfabetisch getoond worden maar ook volgens valuta, regio, entiteit en tal van andere filters. Via die 'custom tree' volgt de bank ook het vertalingsproces en de status van advies op.
Stel dat een investment writer een pakket wil maken met Europese aandelen: dan sorteert de gebruiker op regio. Wil de gebruiker een pakket van aandelen die de bank uit haar portefeuille wil, dan zoekt hij op aandelen die op advies 'verkopen' staan.
Online en offline publicaties automatisch 'voeden'
De informatie in het PIM-systeem kan nu dynamisch naar templates worden gestuurd: de opmaak van honderden rapporten gebeurt volledig automatisch.
De oplossing levert ook dagelijks informatie over 1200 aandelen en fondsen voor publicatie op de website. De informatie wordt in XML-formaat geleverd. KBC haalt de XML bestanden op en plaatst de informatie op de website.
Maatwerk-workflow
De talrijke investment writers die het systeem gebruiken, zijn gewoon om met Microsoft® Word te werken. Voor hen werd dan ook een specifieke workflow ontwikkeld, zodat zij in hun vertrouwde omgeving zouden kunnen blijven werken. De teksten worden maandelijks naar Word geëxporteerd. Na verwerking worden ze terug in het PIM-systeem geïmporteerd .
De vertaling-workflow gebruikt het XLIFF-formaat, een op XML-gebaseerde indeling. Het proces werd onlangs verder geoptimaliseerd om de vertalingskosten te beperken. Enkel de gemodificeerde paragrafen worden in het XLIFF-bestand opgenomen, samen met meta informatie. Na vertaling wordt de paragraaf terug geïmporteerd: de overeenkomstige paragraaf in de doeltaal wordt vervangen.
Wordt u ons volgende succesverhaal?
Contacteer ons en ontdek hoe Guideline uw bedrijf kan helpen groeien.
Optimale processen en razendsnelle verspreiding van adviezen
Het beheer via een PIM-systeem zorgt voor een optimalisatie van interne processen voor de afdeling Asset Management van KBC Bank. Beheer, vertaling en publicatie worden allemaal geoptimaliseerd. Dit zorgt voor kostenbesparingen en een versnelde verspreiding van de beleggingsadviezen.
De bank mag zich anderzijds niet permitteren om informatie in de live omgeving te moeten bijstellen. Om een uptime van 100% te garanderen, worden alle nieuwe functionaliteiten in een acceptance omgeving uitvoerig getest.
Kenniscentrum