Data import in plaats van overtypen

Essentieel onderdeel bij het centrale beheer van productinformatie is het kunnen koppelen met bestaande ERP-systemen.

Hierdoor wordt er onder andere voorkomen dat gegevens op meerdere plekken dienen te worden onderhouden.

Ook de aanmaak, het bijwerken en verwijderen van artikelen kan op deze manier worden gesynchroniseerd tussen het ERP en het PIM-systeem.

In de meer dan 15 jaar ervaring van guideline hebben we veelvuldig koppelingen met bestaande ERP systemen gerealiseerd. Hieronder vallen onder andere AS400, Navision en Axapta (nu Dynamics), Dymasys, en vele anderen.

Data uitwisselen

Bij het beheren van informatie is de aanlevering van informatie door leveranciers doorgaans niet evident.
U als ontvanger wordt geconfronteerd met vele diverse vormen en formaten van aanlevering.
Dit gaat dan van Excel files tot Access databases, van XML files tot PDF documenten.
Iedere keer dient u dus per soort aanlevering een conversie bedenken voor de aangeleverde data.

Essentieel bij onze projecten is dan ook het analyseren van de bestaande databronnen en een methode ontwikkelen om deze data te gebruiken. Dit kan een éénmalige massaconversie zijn, maar ook een permanenente gedefiniëerd import en update-scenario.

Het uitwisselen van productinformatie gaat tegenwoordig minder en minder obscure klantspecifieke formaten maar vaak via standaardformaten zoals BMEcat. Dit kan dan weer gecombineerd worden met een classificatie zoals ETIM of UNSPSC voor de gestandaardiseerde classificatie en beschrijving van eigenschappen van producten. Zo kan productinformatie efficient regelmatig worden uitgewisseld zonder complexe conversieprogramma's te ontwikkelen.

Tools

Voor het efficient importeren van aangeleverde informatie zetten we de nodige tools in.
Eén hiervan is xCS.exchange voor import van data.
Deze tool is inzetbaar bij twee typische formaten:
- CSV files
- XML files

Verrijken van data

Beschikbare informatie van leveranciers en/of het ERP-systeem is doorgaans niet volledig of zelfs juist.
Bekend is de problematiek van de logistieke omschrijving van 30 karakters die de nodige afkortingen bevat.
Deze omschrijvingen zijn voor het logistieke proces doorgaans voldoende en bruikbaar, maar de marketingwaarde is relatief laag.
Een SCHR RVS M4x25 is misschien in een catalogus duidelijker als:
Type: Schroef
Materiaal: Roestvrij staal
Maat: M4
Lengte: 25 mm
Dit betekent dat deze informatie verrijkt dient te worden om bruikbaar te zijn in een publicatie of om op lengte te kunnen zoeken op een website.

Tools

Hiervoor wordt xCS.content als Product Informatie Management systeem (PIM) ingezet. Op basis van gedefinieerde classes, een verzameling van eigenschappen die bij een product hoort, kunnen gegevens worden toegevoegd.
Hiertoe behoren onder andere ook beelden die voor de verschillende publicaties nodig zijn. Hiervoor heeft xCS.content dan weer een Asset Management systeem beschikbaar of kan er gebruik makend van de bridge gekoppeld worden met bestaande DAM-systemen zoals ResourceSpace, Elvis of Adam.